Nieprawidłowość: W urzędzie miasta nie zostało sporządzone sprawozdanie finansowe urzędu miasta (jako jednostki) oraz miasta (zbiorcze urzędu miasta i podległych jednostek budżetowych). Niesporządzenie tych sprawozdań było spowodowane niemożnością zamknięcia w ustawowym terminie ksiąg rachunkowych urzędu miasta, w których nie były zaksięgowane żadne operacje od końca września zakończonego roku obrotowego. Zaniechanie prowadzenia ksiąg rachunkowych wynikało z nagłego zachorowania skarbnika miasta, którego nieobecność stale się przedłużała (w czasie kontroli było to już ponad pół roku) oraz z niewykonywania obowiązków z zakresu dekretowania dowodów księgowych przez zastępcę skarbnika, który nie miał wiedzy koniecznej do zastępowania skarbnika.
Zobacz serwis: Kadry i płace
Prawidłowy sposób postępowania: Za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, które obejmują prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych z tytułu nadzoru, odpowiada kierownik jednostki. Będący tym kierownikiem burmistrz powinien powierzyć obowiązki w zakresie zastępowania skarbnika miasta osobie, która ma wiedzę pozwalającą na poprawne dekretowanie dowodów księgowych. Nie musi to być zastępca skarbnika, mogą to być inni pracownicy księgowości. Brak spływu zadekretowanych dowodów księgowych na stanowiska pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych powinien być na bieżąco zgłaszany burmistrzowi, nawet z pominięciem drogi służbowej, czyli z pominięciem zastępcy skarbnika, skoro to zaniedbania tego pracownika były powodem powstania nieprawidłowości.
Oprac. Izabela Motowilczuk
były wieloletni inspektor kontroli